Інформація про новину
  • Переглядів: 1725
  • Дата: 2-09-2020, 21:22
2-09-2020, 21:22

11. Автозаповнення та автозавершення в Excel

Категорія: Інформатика





Попередня сторінка:  10. Формати даних Excel
Наступна сторінка:   12. Практична робота №2. «Уведення, реда...

ПОНЯТТЯ АВТОЗАПОВНЕННЯ, МАРКЕР АВТОЗАПОВНЕННЯ

У програмі Excel є ще один зручний спосіб копіювання — автозаповнення.

Цей спосіб має кілька секретів. Щоб скопіювати таким чином, достатньо навести вказівник на нижній правий кут клітинки (курсор має набути вигляду тонкого чорного плюса, який називають маркером автозаповнення) і перетягнути його в потрібне місце.

Таким способом зручно і швидко можна створювати різноманітні списки.

11.2.

СТВОРЕННЯ СПИСКУ ЧИСЕЛ ВІД 1 ДО 10

Розглянемо створення списку послідовності чисел від 1 до 10 з використанням автозаповнення.

1. У клітинці А1 уведіть число 1, у клітинці А2 — число 2.

2. Виділіть клітинки А1 :А2.

3. Встановіть курсор на нижньому правому куті клітинки А2 та перетягніть його вниз до клітинки А10, утримуючи натисненою ліву клавішу миші.

Аналогічно можна створити список чисел по горизонталі.

1. У клітинці А1 уведіть число 1, у клітинці В1 — число 2.

2. Виділіть клітинки А1: В1.

3. Встановіть курсор на нижньому правому куті клітинки В1 та перетягніть його праворуч до клітинки J1, утримуючи натисненою ліву клавішу миші.

11.3.

СТВОРЕННЯ ЧИСЛОВОЇ ПОСЛІДОВНОСТІ

Ми розглянули, як створити список із послідовності чисел, де кожне наступне число є більшим на 1 від попереднього. Так само можна утворити будь-яку числову послідовність, у якій кожне наступне число буде більшим або меншим від попереднього на якесь числове значення (рис. 2.40).

Розглянемо послідовність дій щодо створення такого вигляду послідовностей на першому прикладі (2, 4, 6, 8, 10).

1. Встановіть початкове значення послідовності в першій клітинці, а наступне — у другій.

2. Виділіть обидві клітинки.

3. Встановіть вказівник до нижнього правого кута другої клітинки.

4. Протягніть вказівник вниз до потрібної клітинки, утримуючи натисненою ліву кнопку миші.

Аналогічно можна створити послідовність і по горизонталі.

Розглянемо ще один спосіб створення таких послідовностей.

1. Уведіть перші два числа послідовності.

2. Виділіть діапазон, у якому плануєте створити послідовність, наприклад, А1 :А5.

3. На вкладці Основне оберіть в меню інструменту Заповнити команду Прогресія. В результаті буде діалогове ві-

кно Прогресія (у цьому вікні можна створювати різного вигляду послідовності).

4. У діалоговому вікні оберіть команду авто-заповнення.

5. Натисніть кнопку ОК. При цьому програма самостійно визначить інтервал зміни чисел і заповнить виділений раніше діапазон.

11.4.

СТВОРЕННЯ СПИСКУ З ЧИСЛАМИ ТА НАПИСАМИ

В Excel також існує можливість створення списків типу:

1) А1, А2, АЗ ...;

2) В2, В4, В6 ....

Щоб створити список першого типу, достатньо ввести лише першу частину, що містить текст і якесь число, після чого застосувати до цієї клітинки автозаповнення.

Для створення списку другого типу потрібно заповнити значеннями дві клітинки, аби Excel установив різницю між двома числами.

Зверніть увагу, що для створення числової послідовності разом із текстом число має стояти після тексту, але не навпаки.

Так, при застосуванні дії автозаповнення до напису 1А відбудеться лише його копіювання. Якщо ввести 1А, 2А, то копіювання відбудеться через рядок (рис. 2.47).

З цих прикладів неважко здогадатися, що спроби застосувати автозаповнення лише до тексту призведуть до його копіювання.

Проте створювати списки, що містять текст, все ж таки можна. Так, в Excel існує ряд вбудованих списків. Це дні

тижнів, назви місяців та їхні скорочення. Але зверніть увагу, що ці списки представлені у даній версії Excel лише на російській мові.

Для створення такого виду списку достатньо в першій клітинці ввести будь-яке значення у списку і застосувати до нього автозаповнення.

Після останнього елемента списку буде відображатися знову перший елемент. Це добре видно у випадку створення списку днів тижнів.

11.5.

СТВОРЕННЯ ВЛАСНОГО СПИСКУ

Відсутність списків днів тижнів та назв місяців українською мовою не є великою проблемою, оскільки списки можна створити і самостійно. Наведемо алгоритм створення власного списку.

1. Перейдіть на вкладку Файл —> Параметри —> Додатково.

2. В області Загальні оберіть кнопку Редагувати користувацькі списки. У вікні, що відкриється, буде відображено усі списки, що використовуються за умовчанням.

3. Для створення власного списку в полі Елементи списку введіть дні тижнів, натискаючи Enter після введення кожного елемента списку (рис. 2.51).

4. Натисніть кнопку Додати. В результаті новий список з’явиться у полі Списки.

5. Натисніть два рази ОК.

6. В електронній таблиці до клітинки введіть слово із списку, наприклад, Понеділок.

7. Поверніться до клітинки зі словом Понеділок та застосуйте до неї автозаповнення. В результаті буде відображено список днів тижнів українською мовою, а саме, список, створений користувачем.

Звичайно, у разі допущення помилки в написанні деяких елементів списку їх у будь-який час можна легко відредагувати у цьому ж вікні. Також створені списки можна видалити, натиснувши кнопку Видалити. Зауважимо, що списки, які є вбудованими у середовище, видалити неможливо.

11.6.

АВТОЗАВЕРШЕННЯ

Ще одна зручна можливість в Excel — це автозавершення. Використовуючи автозавершення, в Excel можна легко вводити один і той же текст в декілька клітинок. Для цього достатньо ввести декілька перших літер до клітинки, і Excel автоматично завершить її, спираючись на інші записи, які до цього було зроблено у стовпці.

Так, наприклад, нами було вже створено таблицю з переліком предметів для здачі ЗНО із наступними даними (рис. 2.53). Необхідно заповнити інші клітинки таблиці.

Звичайно, при заповненні стовпчика В проблем не виникне, адже його значення завжди є однаковими і достатньо скопіювати вміст клітинки ВЗ до інших клітинок, використовуючи ав-тозаповнення. У стовпчику С клітинки містять одне з уведених в цьому стовпці значень (Математика або Історія України). Для введення наступних значень достатньо розпочати введення предмета, після чого Excel розпізнає слово за початковими буквами та запропонує завершити слово, використовуючи наявні вище слова (рис. 2.54). Для завершення введення слова достатньо натиснути Enter.

До того ж автозавершення також змінює автоматично регістр літер. Якщо у списку вище слово розпочиналося з великої літери «М», а ми будемо вводити з маленької, то після застосування автозавершення слово буде введено з великої літери (рис. 2.55).

До списку попередніх слів можна також отримати доступ, обравши в контекстному меню клітинки команду Вибрати з розкривного списку. В результаті Excel відобразить список усіх слів (без повторень), що містить даний стовпець (рис. 2.56). Для заповнення даними з цього списку достатньо обрати один з елементів списку. Даний список можна викликати, також натиснувши Alt+>k

Якщо стовпець містить декілька записів, які відповідають першим декільком символам, Excel не запропонує автозавершення, доки новий запис не буде відповідати одному з попередніх однозначним чином (рис. 2.57).

Зверніть увагу, що функція автозавершення працює тільки у межах суміжних рядків клітинок. Якщо у стовпці буде присутня порожня клітинка, то автозавершення аналізуватиме лише вміст клітинок, що розташовані під порожньою клітинкою.

ВПРАВА 9

Завдання. Створити списки по 10 елементів. На першому аркуші розташувати списки по вертикалі, на другому — по горизонталі.

1. Для створення списків 1) - 5) уведіть спочатку перший елемент списку, нижче — другий.

2. Виділіть уведені елементи.

3. Наведіть курсор на нижній правий кут другого елемента та протягніть його вниз, утримуючи ліву клавішу миші, до місця розташування десятого елемента.

4. Для створення списку 6) достатньо ввести лише перший елемент списку та застосувати до нього автозаповнення.

5. Для створення списків по горизонталі виконайте дії, що аналогічно використовують автозаповнення, протягуючи курсор миші праворуч.

6. Збережіть файл з іменем Вправа_9.хіех.

ВПРАВЛЮ

Завдання. Створити власні списки, що будуть містити:

1) текстові написи цифр;

2) назви місяців українською мовою.

1. Перейдіть на вкладку Файл —> Параметри —> Додатково.

2. В області Загальні оберіть кнопку Редагувати користувацькі списки.

3. У полі Елементи списку введіть назви цифр (нуль, один, два, три, чотири, п’ять, шість, сім, вісім, дев’ять). Уведення кожної назви завершуйте натисненням клавіші Enter.

4. Натисніть кнопку Додати. Список має з’явитися у полі Списки.

5. Натисніть два рази ОК.

6. В електронній таблиці до клітинки введіть перше слово зі списку.

7. Поверніться до клітинки з цим словом та застосуйте до неї автозаповнення. В результаті має бути відображено список назв цифр.

8. Аналогічно створіть власний список назв місяців на українській мові.

9. Збережіть файл з іменем Bnpaea_10.xlsx.

Висновки

Особливим способом копіювання даних в Excel є автозаповнення, що прискорює процес уведення даних до таблиць шляхом створення різних видів списків.

За допомогою автозаповнення можна здійснювати копіювання даних за певними правилами.

В Excel використовуються вбудовані списки, що містять назви днів тижнів та місяців.

Контрольні запитання та завдання

1. Для чого використовують функцію автозаповнення?

2. Які дані можна ввести з допомогою маркера автозаповнення?

3. Для чого використовують функцію автозавершення?

Питання для роздумів

1. Чи можна застосувати функцію автозаповнення для введення в електронну таблицю списку учнів класу?

2*. Наведіть приклади списків, які можна створити шляхом автоматичного введення даних.

§12.

Практична робота №2. «Уведення, редагування та форматування даних у середовищі табличного процесора»

Завдання. У даній практичній роботі ви маєте створити календар поточного року відповідно до наведеного зразка календаря за 2016 рік.

Хід роботи

1. Заповніть діапазон клітинок А2:А13 назвами місяців, використовуючи автозаповнення (для цього у вас має бути в даному середовищі MS Excel попередньо створений користувацький список із назвами місяців).

 

Це матеріал з підручника Інформатика за 7 клас Казанцева, Стеценко 

 



Попередня сторінка:  10. Формати даних Excel
Наступна сторінка:   12. Практична робота №2. «Уведення, реда...



^