Торговельно-технологічний процес складається з двох основних операцій: завезення товару в торговельну точку та реалізація товару кінцевому споживачу. Етапи цього процесу супроводжуються документами, які поділяють на дві групи: документи внутрішнього обліку (накладні, обігові відомості, товарні звіти тощо); документи, які видають або пред’являють покупцям (чеки, цінники, гарантійні талони, сертифікати якості тощо).

Такі операції, як повернення товару, переоцінення товару, передання товару з торговельної точки на склад підприємства або в іншу торговельну точку, недостача або залишки товарів, виявлені під час інвентаризації, оформлюються документами внутрішнього обліку. Усі документи з моменту їхнього складання або отримання від інших підприємств та організацій до передання в архів на зберігання проходять певний шлях. Для забезпечення своєчасного та якісного обліку потрібно організувати таку систему складання та опрацювання документів, яка б забезпечувала прискорення документообігу.

Документообіг — це рух документів у процесі їхнього оперативного використання та бухгалтерського опрацювання з моменту складання або отримання від інших підприємств та організацій до передання на зберігання до архіву після запису у відповідні регістри бухгалтерського обліку.

Відсутність належного порядку в оформленні й опрацюванні документів є однією з причин відставання обліку, складання звітності, неефективності використання облікової інформації для управління господарською діяльністю та контролю. Первинні документи відіграють основну роль у діяльності кожного підприємства та є підставою для бухгалтерського обліку. Для того щоб уникнути непорозумінь із контрагентами й органами контролю, необхідно знати вимоги до форми та змісту первинних документів.

Основними нормативними актами, які встановлюють вимоги до форми та змісту первинних документів у бухгалтерському обліку, є Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16. 01. 2020 р. № 464-ІХ (далі — Закон) і Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 11. 04. 2017 р. № 427 (далі — Положення).

Первинні документи — це документи, створені в письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції. Наприклад, до первинних документів належать видаткова накладна, товарно-транспортна накладна, акт виконаних робіт, прибутковий та видатковий касові ордери.

Мета складання первинних документів — зафіксувати факт здійснення будь-якої операції. Первинні документи мають обов’язкові реквізити

Обов’язкові реквізити первинних документів — це посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Крім того, залежно від характеру операції та технології обробки даних, до первинних документів можуть бути включені й додаткові реквізити.

Додаткові реквізити (необов’язкові): ідентифікаційний код підприємства або організації в Державному реєстрі; номер документа; підстава для здій

снення операцій; дані про документ, що засвідчує особу-отримувача, тощо. Реквізити, які не належать до обов’язкових, можна не заповнювати. Наприклад, не є обов’язковими такі реквізити, як місце складання та печатка підприємства.

Якщо в документах не заповнений обов’язковий реквізит, то документ може бути не визнано первинним. Це може призвести до невизнання господарської операції.

Первинні документи складають на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. На підставі даних первинних бухгалтерських документів проводять контроль за правомірністю здійснення господарських операцій на підприємстві.

Первинні документи, що пройшли опрацювання, бухгалтерські звіти й баланси підлягають обов’язковому передаванню до архіву під відповідальність головного бухгалтера або призначеної ним особи. Організація правильного зберігання документів має велике значення, вони слугують підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку. За даними документів видають відповідні довідки певним особам.

Для архівації первинні документи звітного місяця, що належать до відповідного облікового регістру, комплектують у хронологічному порядку, нумерують, переплітають і супроводжують відповідною довідкою для архіву.

Касові документи, авансові звіти, довідки банку з усіма доданими до них документами, інші грошові документи, а також документи щодо операцій із цінними паперами мають бути підібрані в порядку зростаючих із початку року номерів і переплетені. Окремо переплітають бухгалтерські звіти.

На папках із документами (їх називають справами) зазначають назву підприємства або організації, порядковий номер (код) синтетичного рахунка, номери документів (з № ... до № ... включно), кількість документів і до якого звітного періоду вони належать (рік, місяць).

Документи зберігають у закритих шафах або спеціально відведеному приміщенні за встановленим порядком.

Бланки суворого обліку мають зберігатися в сейфах або металевих шафах, що забезпечують їхнє збереження. Усі прийняті на зберігання справи реєструють в архівній книзі.

Запитання та завдання

1. Що таке первинний документ, яке його значення?

2. Як класифікують бухгалтерські документи, характерні для основних операцій у торгівлі?

3. Які реквізити первинних документів є обов’язковими?

4. Які основні етапи документообігу?

Це матеріал з підручника "Інтегрований курс підготовки продавця непродовольчих товарів" Жарікова 2020