Інформація про новину
  • Переглядів: 36
  • Дата: 15-10-2021, 10:28
15-10-2021, 10:28

7.7. Упорядковування даних у таблицях. Автоматичні та розширені фільтри в Excel

Категорія: Інформатика





Попередня сторінка:  7.6. Створення та налагодження діаграм ...
Наступна сторінка:   7.8. Проміжні підсумки. Створення форм ...

Які типи функцій в табличному процесорі ви знаєте?

Ви вже створювали в табличному процесорі таблиці з даними й розподіляли ряди даних за рядками і стовпцями таблиці на свій розсуд. Зазвичай для опрацювання даних, які мають багато властивостей, вносять в таблицю як список.

Список Excel — таблиця, оформлення якої відповідає певним вимогам. До оформлення таблиці існують певні вимоги.

Список складається з рядків, які називають записами.

Стовпці списку, які називають полями, містять дані одного типу.

Верхній рядок списку, заголовок, містить мітки (імена) відповідних полів, і його формат (шрифт, колір фону і т. п.) повинен відрізнятися від формату записів.

Всередині списку не повинно бути порожніх рядків і стовпців, якими список відокремлюється від іншої частини робочого листа.

На робочому аркуші не варто розміщувати ще що-небудь, крім списку, а робочий лист рекомендується іменувати назвою списку.

Сортування списків

Під сортуванням списку, як і будь-якого іншого набору об’єктів, прийнято розуміти розташування його записів у певному порядку.

Способи сортування списків

• За допомогою кнопок Сортування за зростанням і Сортування за спаданням панелі інструментів ОСНОВНЕ

• За допомогою команди меню ДАНІ —> група Сортування і фільтр —» Сортування

Наведена команда дозволяє сортувати список за один прийом максимум за трьома полями (первинний ключ, вторинний тощо) — рис. 7.22.

Записи можна розташовувати в порядку зростання (зменшення) значень числових полів, у алфавітному (або зворотному алфавітному) порядку значень текстових полів, у хронологічному порядку полів типу дата і час.

За більш ніж за трьома полями список сортується послідовно: за первинним ключем, відсортовані списки в межах первинних ключів відсортовуються за вторинним ключем і т. д.

Для сортування списків таблицю необхідно виділити. Якщо виділити лише стовпець, значення в якому сортують, необхідно обов’язково запускати команду Автоматично розширити виділений діапазон. Інакше буде відсортований лише виділений стовпець і дані в таблиці не відповідатимуть початковим.

Сортувати можна і частину списку, попередньо виділивши.

Приклад 1.

Є список учасників, наприклад, III етапу олімпіади з інформатики. Особливість цієї олімпіади така, що завдання для учнів 9-11 класів, для яких існує ця олімпіада, однакові. Список учасників містить такі поля: ПІБ, Клас, Область, Населений пункт, Освітній заклад, Бали за кожну задачу і Підсумковий бал.

У списку прізвища учасників розташовані так, як дітей розсаджували у приміщеннях.

Члени журі впорядкують список за класами, а потім за балами від вищих до нижчих. Одразу стає видно, скільки учасників від кожної паралелі і скільки буде в них переможців (50 %). Після цього до списку додадуть поле Диплом. А представники адміністрації області впорядкують список за областями, за населеним пунктом, і дізнаються, як виступили їхні учасники.

Приклад 2. Повернемося до прикладу 1: представники адміністрації району переглядатимуть дані учасників олімпіади тільки свого району. Решту даних приховають, застосувавши фільтр.

Фільтрування списків

Під фільтруванням списку розуміють процес, у результаті якого для перегляду доступні записи, які задовольняють критеріям фільтрування. Решта записів приховані.

Існує простий фільтр і розширений. У Excel команди фільтрування містяться на стрічці Дані у групі Сортування і фільтр.

Простий фільтр викликається командою Фільтр. Після цього біля кожної назви поля встановлюється розкривний список, який містить значення цього поля. Скасуванням або проставлянням прапорця біля значення можна задати умови фільтрування — вибрати значення для перегляду.

За допомогою простого фільтру (команда Фільтр) фільтрують тільки за умовою для одного поля. Відфільтрований список теж можна фільтрувати. Так створюється ієрархічне фільтрування. Для знаття режиму фільтрування і перегляду всього списку слід повторно скористатися командою Фільтр або командою Очистити.

Розширений фільтр дозволяє виконувати умови фільтрування будь-якої складності: створювати критерії з умовами за декількома полями і декількома умовами, обчислювані критерії; переміщувати копію отриманої в результаті фільтрування вибірки в інше місце робочої книги.

Щоб викликати розширений фільтр, потрібно виконати команду ДАНІ —» група Сортування і фільтр —» Додатково. Відкриється вікно введення діапазонів списку та умов фільтрування (рис. 7.23). Для відфільтрованих значень можна вибрати команду сортування.

Видно, що умови (критерії фільтрування) розміщують в діапазоні, тобто спочатку підготовлюють клітинки з умовами фільтрування, а надалі викликають розширений фільтр.

Під час створення діапазону критеріїв слід пам’ятати, що:

• діапазон умов складається не менше ніж з двох рядків (перший рядок — заголовки, які доцільно копіювати із заголовків стовпців списку, наступні — відповідні критерії);

• якщо умови розташовуються в одному рядку, це означає одночасність їх виконання (тобто вважається, що між ними поставлена логічна операція І);

• для істинності критерію, що складається з умов, які розташовано в різних рядках, має виконуватися хоча б один із них (тобто вважається, що вони з’єднані логічною операцією АБО);

• інтервал критеріїв має розташовуватися вище або нижче списку, або в іншому місці, або на іншому аркуші;

• від списку критерії мають відокремлюватися хоч б одним порожнім рядком, якщо їх розміщено вище або нижче списку;

• в інтервалі критеріїв не повинно бути порожніх рядків.

У вікні Розширений список в поле Вихідний діапазон вводите» діапазон розміщення даних таблиці, а в Діапазон умов — II :D3, налаштовуємо перегляд відфільтрованого списку.

Приклад 4.

Звернемося до прикладу 1. Наприклад, потрібно переглянути, як виступають учні 9 класу Полтавської області і учасники з Львівської області.

На рис. 7.25 наведено фрагмент таблиці. Над списком додано кілька рядків, в які продублювали заголовки полів і введено критерії.

Запитання для перевірки знань

Які таблиці в MS Excel називають списком?

Як впорядкувати данні за кількома параметрами?

Який результат фільтрування даних?

Яка різниця між простим і розширеним фільтром? Наведіть приклади.

На що варто звертати увагу під час сортування списку за значеннями в одному стовпці?

Чи можна розширений фільтр замінити багаторазовим використанням простого фільтру? Відповідь обґрунтуйте прикладами.

Завдання для самостійного виконання

Знайдіть у пошуковій системі результати IV етапу Всеукраїнської учнівської олімпіади, предмет і рік виберіть на свій розсуд.

Впорядкуйте таблицю за паралеллю класів (за збільшенням), балами (за зменшенням).

Додайте фільтр, залиште область або клас.

Практична робота № 15

ТЕМА. Упорядкування даних у таблицях. Автоматичні та розширені фільтри

ЗАВДАННЯ: відпрацювати команди сортування та фільтрування на прикладі таблиці Населення України. ОБЛАДНАННЯ: комп'ютер, табличний процесор.

Хід роботи

Під час роботи з комп’ютером дотримуйтесь правил безпеки.

Відкрийте файл Населення України (результат практичних робіт № 12, 13).

Виділіть у таблиці стовпець із кількістю населення областей (G3:G29). Застосуйте до таблиці сортування за збільшенням населення областей: Дані —> кнопка Сортування -» активізуйте команду Автоматично розширити... -» ОК.

У таблиці заголовки стовпців розташовано у два рядки. Відредагуйте так, щоб вони містилися в одному рядку.

Виділіть всю таблицю (верхня межа виділення — назви стовпців). Застосуйте до таблиці сортування за алфавітним порядком назв областей: Основне —> кнопка Сортувати й фільтрувати -» Настроюване сортування -» у вікні виберіть в полі Сортувати за Область, в наступному — За значеннями, в наступному — Від А до Я. Підтвердіть ОК.

Відсортуйте таблицю за кольором стовпця з кількістю населення (G3:G29). Алгоритм, як у п. 4, лише змінюється стовпець сортування і умова буде За кольором.

Виділіть таблицю. Виконайте команду Основне —> кнопка Сортувати й фільтрувати -» Фільтр.

Перейдіть до стовпця А і в списку фільтрування виберіть Текстові фільтри -» Починається з -» уведіть К.

До відфільтрованої таблиці додайте фільтр за стовпцем Площа і в списку виберіть значення менше 25 000.

Відмініть фільтрування: Дані —> Фільтр.

Додайте угорі таблиці чотири порожніх рядки. В перший рядок скопіюйте назви стовпців.

Відфільтруйте таблицю за такою умовою: показати області з кількістю населення більше ніж 1 млн і густотою більше від 100 або менше за 50. Для цього введіть такі умови фільтрування, як наведено в таблиці.

Виділіть таблицю і запустіть команду Дані — в групі Сортування й фільтр виберіть Додатково. У вікні, що розкриється, в полі Вихідний діапазон буде показано виділений діапазон — вся таблиця. Перемістіть вказівник в поле діапазона умов і виділіть умови разом із назвами (див. таблицю). Підтвердіть дію кнопкою ОК.

Зробіть висновки щодо можливостей Excel для створення умов перегляду вибіркових записів таблиці.

 

Це матеріал з підручника Інформатика 8 клас Руденко (2021)

 



Попередня сторінка:  7.6. Створення та налагодження діаграм ...
Наступна сторінка:   7.8. Проміжні підсумки. Створення форм ...



^