Ефективно працювати з великими обсягами даних дозволяють засоби їх впорядкування, пошуку та фільтрування. Ви вже користувались подібними засобами, працюючи з електронними таблицями Excel. У цьому параграфі ви дізнаєтеся, як упорядковувати, фільтрувати та шукати дані реляційної бази даних Access.

Впорядкування полів

Іноді постає необхідність зміни розташування полів таблиці в порядку, відмінному від початкового.

Впорядкування полів таблиці — це зміна порядку взаємного розташування полів.

У режимі конструктора чи перегляду таблиці Access НЕ можна налаштувати автоматичне впорядкування полів за певними умовами.

Переміщення полів з одного місця таблиці в інше здійснюється лише в ручному режимі за таким алгоритмом:

1) виділіть потрібне поле(я), клацнувши по заголовку (таблиця) або по області вибору (конструктор);

2) перетягніть мишею виділене поле (стовпець) до іншого місця розташування;

3) збережіть зміни.

Зміни в розташуванні полів, зроблені та збережені в режимі конструктора таблиць, впливають на розташування полів у режимі відображення таблиці для перегляду і заповнення.

Зміни в розташуванні полів, зроблені та збережені в режимі перегляду таблиці, НЕ впливають на розташування полів у конструкторі.

Впорядкування (сортування) записів

Часто при перегляді таблиць буває потрібно розмістити записи за алфавітним порядком прізвищ, віком, показниками успішності тощо.

Впорядкування записів — це встановлення порядку записів

за зростанням або спаданням значень певного поля.

Впорядкування даних у відкритій для перегляду таблиці відбувається за таким алгоритмом:

1) установіть курсор на поле, за даними якого треба провести впорядкування;

2) натисніть кнопку За зростанням або За спаданням (рис. 25.1), що у контекстному меню, або у списку поряд з іменем поля, чи на вкладці ОСНОВНЕ в полі Сортування і фільтри.

Відміна усіх впорядкувань записів і повернення до стану, за яким відбувалось початкове заповнення таблиці, виконується командою Видалити сортування на вкладці ОСНОВНЕ в полі Сортування і фільтри.

Якщо встановити впорядкування (сортування) записів за значеннями кількох полів, то записи впорядковуються за значеннями поля, сортування якого увімкнуте останнім.

Впорядкування записів, на відміну від впорядкування полів таблиці Access, не можна здійснювати в ручному режимі перетягуванням рядків з одного місця в інше.

Пошук даних за зразком

Пошук даних за зразком приводить до послідовного виділення в записах знайдених зразків.

Пошук даних можливий лише в таблиці, відкритій у режимі перегляду (заповнення).

Для виконання пошуку даних у заповненій таблиці потрібно:

1) клацнути по полю, за даними якого проводитиметься пошук;

2) натиснути сполучення клавіш Ctrl + F або на вкладці ОСНОВНЕ у групі Пошук кнопку Знайти (рис. 25.2);

3) у вікні Пошук і заміна клацнути вкладку Знайти (рис. 25.3);

4) у поле Знайти: ввести зразок розшукуваних даних (тут Олег);

5) у списку Шукати вибрати місце пошуку (у нас в поточному полі);

6) у списку Зіставити вибрати частину поля для пошуку;

7) встановити за необхідності прапорець З урахуванням регістра;

8) встановити за необхідності прапорець З урахуванням формату полів, обмеживши пошук певним форматом (без прапорця за зразком 01/01/20011 буде, наприклад, знайдено також дату, представлену у форматі 01.01.2001);

9) натиснути кнопку Знайти далі — в таблиці буде виділено текст, який збігається із заданим зразком;

10) для продовження пошуку натиснути кнопку Знайти далі.

Для забезпечення більш гнучкого пошуку в зразок можна підставляти спеціальні знаки. Розглянемо таблицю:

 

Знак	Що визначає	Приклад запису	Умова
*	Будь-яка кількість будь-яких символів	*а	Закінчується літерою «а»
		а*	Починається літерою «а»
			Містить літеру «а»
		а* б	Починається літерою «а» і закінчується літерою «б»
?	Будь-який один символ	????а	Містить п’ять символів, останній з яких — літера «а»
		квіт?	Містить п’ять символів, перші з яких — «квіт»
		10-? клас	На місці знака «?» може знаходитись будь-який символ
#	Будь-яка одна десяткова цифра	##- А клас	На місці «##» може знаходитись будь-яка комбінація із двох десяткових цифр
		*#*	Містить будь-яку цифру
		*##	Закінчується двома цифрами
[]	Один із символів, що в дужках (діапазон позначається «-»)	квітк[аи]	Слова «квітка» та «квітки»
		[аб]*	Починається літерою «а», або «б»
		*[а-г]*	Містить одну з літер: «а», «б», «в», або «г»
!	Знак заперечення «Не». Окрім символів у дужках, що стоять після «!»	квітк[!у]	Містить шість символів. Перші п’ять — «квітк». Останній не може бути «у»
		*[!а]	Не закінчується літерою «а»
		*[!а]*	Не містить літери «а»

Якщо у вікні Пошук і заміна відкрити вкладку Замінити, то з’являється поле Замінити на для уведення даних, якими можна буде замінити знайдені значення, натиснувши кнопки Замінити або Замінити все

(рис. 25.4).

Приховування полів

Поля таблиці в режимі перегляду можна приховувати.

Для приховування поля необхідно клацнути по ньому, а потім зі списку Додатково вибрати команду Приховати поля на вкладкці ОСНОВНЕ у групі Записи (рис. 25.5). Обране поле одразу зникне. Після збереження змін, при повторному відкритті таблиці, прихованих полів не буде видно, доки вони не будуть знову відображені командою Відобразити поля.

Приховування полів не видаляє їх зі структури таблиці, а лише не відображає в режимі перегляду.

Фільтрування записів

Впорядкування даних не зменшує кількості записів, які доводиться переглядати. Зручним засобом для відбору потрібних записів є фільтри.

Фільтрування даних — це відображення в таблиці тільки тих

записів, дані в яких відповідають певним умовам (умовам фільтрування).

Є кілька способів встановлення фільтрів:

• Фільтр за виділеним зразком — відображає записи, в яких є певні

дані

• Фільтрування за формою — дозволяє налаштувати фільтрування за кількома зразками (умовами)

• Розширений фільтр — відображає записи із даними, відібраними за критеріями користувача у формі Запиту

Фільтри не змінюють даних у таблиці, а лише приховують ті записи, що не відповідають умовам фільтрування. При повторному відкритті збереженої БД усі табличні фільтри вимкнені, і для застосування їх вмикають відповідною командою контекстного меню чи кнопкою на вкладкці ОСНОВНЕ у групі Сортування й фільтр (рис. 25.6).

При застосуванні до таблиці послідовно кількох фільтрів кожен наступний фільтр застосовується до записів, які залишилися видимими після попереднього фільтрування.

Фільтрування за виділеним зразком

Щоб скористатися найпростішим і швидким засобом відбору даних у таблиці, відкритій для перегляду, необхідно виконати такі дії:

1) розгорнути контекстне меню обраного елемента даних;

2) в основному (або додатковому) списку вибрати потрібну команду (рис. 25.7).

У результаті фільтрування в таблиці залишаться видимими записи, які мають дані, що збігаються зі зразком. Вимикання/вмикання дії фільтрів здійснюється кнопкою (див. рис. 25.6) на вкладкці ОСНОВНЕ у групі Сортування й фільтр.

Фільтрування за формою

Для створення простого фільтра у відкритій для перегляду таблиці необхідно виконати такі дії:

1) на вкладці ОСНОВНЕ у групі Сортування й фільтр відкрити список Додатково (рис. 25.8);

2) у списку вибрати команду Змінити фільтр;

3) у вікні Фільтрування за формою (рис. 25.9) вибрати одне або кілька даних зі списку чи вписати умови з використанням підстановочних знаків.

Розширений фільтр У режимі Розширеного фільтру створюється новий об’єкт Access, який називається Запит. Роботу із Запитами ми розглянемо в наступному параграфі.

Збереження фільтра Створені фільтри зберігаються під час збереження таблиці.

При повторному відкритті таблиці фільтр викликається командою Застосувати фільтр, що на вкладці ОСНОВНЕ у групі Сортування й фільтр.

Створений фільтр заміняє той, що був збережений з таблицею.

Видалення фільтра

Перед створенням нового фільтра доцільно видалити попередні, щоби їх дія не впливала на результат фільтрування.

Для видалення фільтра необхідно на вкладці ОСНОВНЕ у групі Сортування й фільтр розгорнути список Додатково та натиснути кнопку Очистити всі фільтри (рис. 25.10).

Усі фільтри, раніше збережені з цією таблицею, буде видалено, а кнопка Очистити всі фільтри стане неактивною.

Питання для самоконтролю

1. Як можна перемістити або приховати поле таблиці в режимі перегляду?

2. У чому полягає впорядкування (сортування) записів таблиці?

3. Як використати підстановочні знаки для пошуку слова, що містить літеру «а»?

4. Що відображає фільтр за виділеним зразком?

5. Як діють кілька фільтрів, застосованих до записів?

6. Як видалити встановлені фільтри до таблиці?

Вправа 25

Виконати впорядкування полів і записів та пошук і фільтрування даних у таблиці.

1) Створіть на хмарному диску (наприклад, Google) документ, у якому зберігатимете розв’язки завдань.

2) Перейменуйте документ своїм прізвищем, додавши до назви: Вправа 20 (наприклад: Петренко Вправа 20).

3) Надайте доступ учителю для редагування створеного вами документа.

4) Запустіть СКБД Access. Відкрийте створену раніше базу даних Інформатика.

5) Відкрийте таблицю Учень у режимі перегляду (заповнення).

6) Перемістіть поле Прізвище праворуч від поля Імя (рис. 25.11).

7) Приховайте поле Чи вивчає інформатику із 5-го класу.

8) Впорядкуйте записи за зростанням дати народження.

Зробіть скріншот1 із зображенням таблиці та вставте в Google-документ.

9) Знайдіть у таблиці записи, що містять ім’я Іванна або інше ім’я за вашим вибором.

Не закриваючи вікна Пошук і заміна, зробіть скріншот2 із зображенням таблиці та вставте в Google-документ.

10) Встановіть фільтр, для відображення записів лише тих учнів, хто народився узимку (або іншого сезону за вашим вибором).

Зробіть скріншотЗ із зображенням таблиці та вставте в Google-документ.

11) Видаліть створений фільтр та відмініть впорядкування таблиці (видаліть сортування).

12) Відобразіть приховане поле Чи вивчає інформатику із 5-го класу. Зробіть скріншот4 із зображенням таблиці та вставте в Google-

документ.

Закрийте базу даних Access (збережіть усі зміни).

Комп’ютерне тестування

Виконайте тестове завдання 25 з автоматичною перевіркою результату.

 

 

Це матеріал з підручника Інформатика 9 клас Бондаренко 2022