19.1.

Звичайне сортування

Коли користувач має справу з великою кількістю даних, для зручної роботи з ними можна здійснити їхнє сортування.

Сортування — це розташування даних таблиці в потрібному порядку. Наприклад, від меншого до більшого (за зростанням) або навпаки — від більшого до меншого (за спаданням).

MS Excel має можливості сортування не тільки за значенням даних, а й за кольором шрифту або клітинки. Впорядковувати можна текст, числа, дати та час. Як правило, сортування даних здійснюється по стовпцях. До того ж, заголовки стовпців мають бути розташовані тільки в одному рядку.

Для сортування текстових даних потрібно звернути увагу, щоб усі клітинки мали текстовий формат і на початку тексту не містили пробілів. Текст з пробілами буде вищим за того, який не містить пробілів. Написи, що на початку містять числа, будуть розташовані над текстовими написами. Це добре видно із наведеного на рис. 19.1 прикладу.

Для найпростішого сортування текстових даних необхідно клацнути в будь-якій клітинці стовпця з даними для сортування, після чого скористатися одним із способів сортування.

1 спосіб

На вкладці Основне обрати в меню інструмента Сортувати й фільтрувати команду Сортування від А до Я (для сортування за алфавітом). В результаті буде здійснено сортування даних у тому стовпці, в якому було виділено клітинку, а значення, що знаходяться у відповідних рядках інших стовпців, будуть також переміщені.

Для сортування у зворотному порядку в меню інструмента Сортувати й фільтрувати слід обрати команду Сортування від Я до А.

2 спосіб

Перейти на вкладку Дані, де обрати необхідний інструмент для сортування Сортування від А до Я або Сортування від Я до А.

Щоб посортувати дані в межах тільки одного стовпця, спочатку треба виділити його. Обрати інструмент для сортування. В результаті програма запропонує обрати один із варіантів (рис. 19.2).

Якщо обрати варіант сортувати в межах указаного виділення, то

дані, що знаходяться в інших стовпцях, залишаться на місцях і сортування відбудеться лише в межах виділеного стовпця.

Й9.2.

Настроюване сортування

Excel має ширші можливості сортування. їх використовують, коли необхідно здійснити сортування спочатку у межах одного стовпця, а потім іншого. Так, на рис. 19.3 наведено приклад, де спочатку сортування зроблено за стовпцем Видавництво, а в межах кожного видавництва здійснено сортування за роком видання за спаданням.

Також настроюване сортування використовується при сортуванні за кольором клітинки або шрифту.

Розглянемо використання настроюваного сортування, виконавши практичну вправу.

ВПРАВА 19.1

Завдання. Виконати сортування книжок за стовпцем Видавництво в алфавітному порядку, а потім за стовпцем Рік видання за спаданням.

1. Завантажте файл Вправа_19_1^^ з матеріалів до даного параграфа.

2. Клацніть у будь-якій клітинці таблиці.

3. Перейдіть на вкладку Основне.

4. В меню інструмента Сортувати й фільтрувати оберіть команду Настроюване сортування.... В результаті буде відкрито вікно Сортування (рис. 19.4). Також це вікно можна відкрити, обравши інструмент Сортувати на вкладці Дані.

Зверніть увагу на прапорець біля опції Дані з заголовками. Його слід установлювати тоді, коли в таблиці перший рядок містить заголовки, а не дані, отже, при сортуванні перший рядок буде залишатися на своєму місці. Якщо у першому рядку містяться дані, для яких потрібно застосувати сортування, прапорець необхідно прибрати.

5. Установіть необхідні параметри сортування.

a. У полі Стовпець у списку Сортувати за оберіть стовпець Видавництво.

b. Залиште незмінним Сортування за 4 Значення клітинок.

c. Також залиште незмінним порядок сортування Порядок 4 Від А до Я.

d. Щоб здійснити сортування ще за одним стовпцем, натисніть кнопку Додати рівень.

e. У списку Потім за оберіть стовпець Рік випуску.

f. Залиште незмінним сортування за значенням клітинок.

g. Установіть порядок сортування від найбільшого значення до найменшого.

h. Натисніть ОК. В результаті дані в таблиці буде відсортовано спочатку за назвами видавництв в алфавітному порядку, а потім у межах кожного видавництва за роками в порядку спадання.

Дізнайтеся більше про настроюване сортування.

19.3.

Проміжні підсумки

Підбиття проміжних підсумків — це зручна та наочна можливість провести обробку записів списку для подальшого аналізу. Проміжні підсумки можуть визначати кількість, суму, добуток, середнє, максимальне та мінімальне значення в групі даних.

Так, на рис. 19.5 наведено приклад обчислення проміжних підсумків кількості книжок, що були випущені у кожному році. Із прикладу видно, що у даний список автоматично вставляються рядки, що відображають підсумкові значення за обраними клітинками.

Зверніть увагу, що створюючи проміжні підсумки, потрібно, щоб перший рядок містив назви стовпців, а інші рядки містили однотипні дані у кожному стовпці. Так, стовпці Назва та Видавництво містять текстові дані, а стовпці Рік випуску та Кількість сторінок — числові. До того ж, таблиця не повинна мати порожніх рядків.

І основне, на що потрібно звернути увагу, — стовпець з даними, за якими здійснюється підсумок, має бути відсортований. З прикладу видно, що значення у стовпці Рік випуску відсортовано за зростанням року.

Розглянемо послідовність дій знаходження проміжних підсумків, виконавши практичну вправу.

ВПРАВА 19.2

Завдання. За допомогою проміжних підсумків знайдіть:

а) кількості книжок, що були випущені в кожному році;

б) максимальні та мінімальні ціни кожного видавництва.

1. Створіть копію файлу BnpaBa_19_1.xlsx та надайте йому ім’я BnpaBa_19_2.xlsx.

2. Створіть копію наявного у книзі аркуша та надайте аркушам імена Завдання_а та Завдання_б.

3. Відсортуйте за зростанням дані у стовпці Рік випуску.

4. Задайте обчислення проміжних підсумків, щоб знайти кількість книжок, що були випущені в кожному році.

a. На вкладці Дані оберіть інструмент Проміжні підсумки. В результаті відкриється вікно Проміжні підсумки.

b. У групі При кожній зміні в: оберіть стовпець, за яким будуть здійснюватися підсумки, а саме, Рік випуску.

c. У групі Використовувати функцію оберіть функцію, за якою будуть підбиватися підсумки. Оберіть функцію Кількість.

d. У групі Додати підсумки до: оберіть стовпці, що містять значення, за якими будуть підбиватися підсумки. Оберіть стовпець Рік випуску.

e. Натисніть ОК. В результаті ви отримаєте проміжні підсумки, у яких відображено кількість книжок у кожному році.

Зауваження. Для видалення проміжних підсумків на вкладці Дані оберіть інструмент Проміжні підсумки, натисніть кнопку Видалити все та потім — ОК.

5. Задайте обчислення проміжних підсумків, щоб знайти максимальну ціну книжки кожного видавництва.

a. Перейдіть на аркуш Завдання_б;

b. Виділіть стовпець Видавництво та здійсніть сортування його даних в алфавітному порядку.

c. На вкладці Дані оберіть інструмент Проміжні підсумки.

d. У групі При кожній зміні в оберіть стовпець Видавництво.

e. Оберіть функцію Максимум.

f. У групі Додати підсумки до вкажіть стовпець Ціна.

g. Натисніть ОК. В результаті буде знайдено максимальну ціну книжки кожного видавництва.

6. Додайте до попередньої таблиці мінімальні значення ціни книжки кожного видавництва.

a. Знову оберіть інструмент Проміжні підсумки.

b. Змініть функцію Максимум на Мінімум.

c. Зніміть прапорець з опції Замінити поточні підсумки.

d. Натисніть ОК. В результаті ви одержите як максимальні, так і мінімальні значення ціни книжки кожного видавництва.

Виконайте вправу 19.3.

Контрольні запитання та завдання

1. Які є способи сортування даних?

2. За якими параметрами можна здійснити сортування в MS Excel?

3. Для чого використовують проміжні підсумки?

4*. Як прибрати проміжні підсумки з аркуша?

Питання для роздумів

1*. Як виконати сортування за даними усього стовпця разом із першим рядком?

2*. Чому при обчисленні проміжних підсумків один із стовпців має бути відсортованим?

3*. Наведіть приклади даних, для яких можна застосувати функції обчислення суми та серенього арифметичного при підбитті проміжних підсумків.

Завдання для досліджень

1*. Дослідіть, як виконати сортування за кольором клітинки, кольором шрифту.

2*. Дослідіть можливості сортування за вбудованими та користувацькими списками.

 

 

Це матеріал з підручника Інформатика 9 клас Казанцева, Стеценко 2022