Інформація про новину
  • Переглядів: 314
  • Дата: 5-02-2022, 15:19
5-02-2022, 15:19

24. Створення таблиць в Access

Категорія: Інформатика





Попередня сторінка:  23. Поняття та призначення баз даних
Наступна сторінка:   25. Створення зв'язків між таблицями в A...

24.1.

Типи полів

У попередньому параграфі ми познайомилися з основними поняттями бази даних. Визначили, що дані в них зберігаються у вигляді таблиць. У даному параграфі познайомимося з середовищем Access, навчимося створювати та редагувати у ньому таблиці.

Розглянемо створення бази даних предметної області Книжковий інтернет-магазин. Отже, створимо базу даних Інтернет-магазин, а в ній створимо поки що одну таблицю Книжки. Зовнішній вигляд майбутньої таблиці представлено на рис. 24.1.

Перед тим, як створювати таблицю в Access, ми маємо проаналізувати, які дані вона буде містити. З даної таблиці видно, що вона містить поля різних типів. У таких полях, як Назва, Автор, Видавництво, Жанр та Анотація, представлено текстові дані. Числові дані містять поля Код, Рік видання, Кількість сторінок, Ціна та Кількість. Розглянемо які типи даних можуть мати поля в таблиці Access. Як вже було зазначено раніше, поля можуть мати різні типи текстовий, числовий, зображення тощо.

За умовчанням для усіх полів в Access установлюється текстовий тип, а саме, короткий текст (короткий текст містить до 255 символів). Також дані можуть бути представлені у вигляді довгого тексту (довгий текст містить більше ніж 255 символів).

Дані можуть мати числовий тип (числовий тип представлено у вигляді цілих або дробових чисел). Як окремий числовий формат є формат грошова одиниця. Ще один числовий формат — це дата й час. Одним із зручних числових форматів є автонумерація — цей формат використовується, коли програма автоматично має

встановити номер запису і користувач не повинен уводити число самостійно.

Ще один тип даних — це тип так/ні (це поле є логічним, і в ньому користувачу достатньо встановити прапорець, наявність якого визначає значення так, відсутність—ні) (рис. 24.2).

Для додавання зображень або інших об’єктів використовують такі типи полів, як вкладення або об’єкт OLE. Відмінність їх в тому, що з допомогою вкладення можна додати кілька зображень або об’єктів, а з допомогою об’єкта OLE — лише одне зображення або об’єкт.

Ще один тип — гіперпосилання. Неважко здогадатися, що дані цього типу мають містити посилання на відкриття файлів, вебсто-рінок тощо.

Розглянемо алгоритм створення бази даних.

1. У меню кнопки Пуск обрати програму Access.

2. У вікні, що відкриється, обрати Пуста база даних.

3. Натиснути піктограму у вигляді папки для вибору місця збереження бази даних.

4. Обрати папку та ввести ім’я бази даних, наприклад, Інтернет-магазин.

5. Натиснути ОК.

6. Натиснути кнопку Створити. В результаті базу даних буде створено.

За умовчанням у базі даних створюється нова таблиця. Для подальшого самостійного створення таблиць бази даних слід закрити створену за умовчанням вкладку.

£4.2^

Інтерфейс програми Access

Познайомимося з вікном програми Access (рис. 24.3). Інтерфейс програми має спільні елементи з іншими офісними додатками Microsoft. Так, верхня частина Access містить вкладки з інструментами для роботи в середовищі. Знизу розташовано рядок стану. Ліворуч — перелік об’єктів, наявних у програмі. Так, окрім таблиць, що містять дані в Access, використовуються запити, форми, звіти та макроси. В центральній частині вікна програми розташовано об’єкт, з яким безпосередньо працює користувач, в даному випадку — це таблиця Книжки.

24.3.^

Створення структури таблиці

Для створення структури таблиці необхідно виконати такий алгоритм:

1. На вкладці Створення обрати інструмент Конструктор таблиць.

2. Увести назви полів та встановити їхній тип.

3. Зберегти структуру таблиці.

Детальніше розглянемо процес створення структури таблиці, виконавши практичну вправу.

ВПРАВА 24.1

Завдання. Створити базу даних Інтернет-магазин.

Після чого створити у ній таблицю Книжки, як на рис. 24.1.

1. Створіть базу даних Інтернет-магазин (пояснення див. у п. 24.1).

2. Створіть структуру таблиці Книжки, для чого оберіть вкладку Створення 4 Конструктор таблиць.

3. Створіть поле Код (рис. 24.4).

a. У стовпці Ім’я поля введіть ім’я Код.

b. У стовпці Тип даних оберіть тип Автонумера-ція. При виборі цього типу програма сама буде здійснювати нумерацію записів у таблиці.

c. Укажіть, що дане поле буде ключовим, для чого натисніть інструмент Ключове поле. Після чого ліворуч від назви поля з’явиться позначка у вигляді ключа.

4. Додайте наступне поле Назва, тип поля залиште за умовчанням Короткий текст.

5. Аналогічно створіть поле Автор.

6. Створіть поле Видавництво.

a. Уведіть назву поля Видавництво.

Проаналізуємо, які дані містить це поле. Перелік значень у даному полі в даному прикладі обмежений декількома видавництвами. Щоб при введенні назви видавництва не припуститися помилки, а також кожного разу не вводити назву видавництва доцільно створити список з переліком наявних значень даного стовпця, а при заповненні таблиці даними, обирати потім значення зі списку. Так, на рис. 24.5 представлено створений список, із якого можна обрати назву видавництва.

b. Для створення такого списку при виборі типу даних оберіть команду Майстер підстановок. В результаті відкривається вікно, в якому потрібно обрати одну із запропонованих опцій.

Опція Поле підстановки отримає значення з іншої таблиці або запиту передбачає отримання значення з іншої таблиці, але у нас немає в базі даних ніяких таблиць з яких ми можемо взяти значення видавництва. Друга опція — Я самостійно введу потрібні значення

передбачає самостійне створення списку.

c. Оберіть другу опцію та натисніть Далі.

d. У стовпці введіть перелік наявних у таблиці видавництв: Богдан, Фабула, Країна мрій, Ранок.

e. Натисніть Далі та Готово.

7. Збережіть структуру таблиці та перегляньте, як виглядатиме створений список видавництв.

a. Закрийте вкладку таблиці.

b. Натисніть Так, погоджуючись із збереженням таблиці.

c. Уведіть ім’я таблиці Книжки та натисніть ОК. В результаті таблицю буде збережено, і її значок має з’явитися у списку ліворуч.

d. Відкрийте таблицю Книжки подвійним клацанням на піктограмі.

e. Клацніть під полем Видавництво. В результаті має відкритися створений для заповнення даними список, як на рис. 24.5.

8. Поверніться до режиму створення структури таблиці. Для цього на вкладці Основне в меню інструмента Подання оберіть Конструктор.

9. Додайте до щойно створеного списку видавництво Клуб сімейного дозвілля.

a. Оберіть поле Видавництво.

b. В області властивостей поля оберіть вкладку Підстановка.

c. У властивості Джерело рядків додайте видавництво Клуб сімейного дозвілля, дотримуючись наведеного у списку синтаксису.

d. Натисніть ОК.

10. Додайте поля Рік видання та Кількість сторінок, установлюючи для них тип даних Число.

11. Додайте поле Ціна, встановлюючи для нього тип Грошова одиниця.

У режимі таблиці за умовчанням біля числа буде розташовано грошову одиницю у вигляді російського карбованця.

12. Змініть підпис грошової одиниці на грн.

a. Оберіть властивість Формат на вкладці Загальні.

b. Введіть до властивості Формат запис # ##0,00” грн”.

Проаналізуємо, що означає вказаний формат грошового підпису # ##0,00” грн”. Так, символ решітки тут означає будь-яку цифру. Пробіл між решітками вказує, що треба між цифрами встановити пропуск. 0 — також будь-яка цифра, але вона має бути обов’язково, якщо вона не вказана, то замість неї буде встановлено нуль. Кома вказує, де потрібно встановити розділення десяткового дробу. Напис в лапках — це текст, який буде дописано до числа.

13. Додайте поле Наявність. Це поле буде логічного типу, отже, у списку Тип даних слід обрати так/ні.

14. Додайте поле Кількість, що має числовий тип.

15. Додайте поле Обкладинка — воно має виводити зображення обкладинки книжки. Встановіть для нього тип Вкладення.

16. Змініть подання на табличне та подивіться, як воно буде відображено в таблиці. Як у назві, так і в рядку із значеннями має бути відображено скріпку. Поряд зі скріпкою у рядку значень буде відображено число нуль (рис. 24.6). Це означає, що тут розміщено 0 вкладень.

17. Установіть підпис для поля Обкладинка, для чого поверніться у режим конструктора та у вкладці Загальні для властивості Підпис уведіть значення Обкладинка.

18. Створіть поле Жанр. Для нього оберіть майстер підстановок та введіть список жанрів.

19. Створіть поле Анотація, що має містити короткий зміст книжки. Для нього встановіть тип Довгий текст.

20. Збережіть структуру таблиці.

£4.4.

Уведення даних до таблиці

Другий етап роботи з таблицею — це заповнення її даними. Для цього існує декілька способів.

1. Ввести дані з клавіатури.

2. Скопіювати дані з документа.

3. Імпортувати дані з іншого документа (текстового файлу, електронної таблиці, іншої бази даних тощо).

Розглянемо усі ці способи, виконавши практичну вправу.

ВПРАВА 24.2

Завдання. Увести дані до таблиці Книжки.

1. Завантажте файли зображень та даних з матеріалів до даного параграфа.

2. Уведіть перший запис із використанням клавіатури.

a. Відкрийте таблицю Книжки.

b. До поля Назва введіть Останній лист, до поля Автор — Віктор Янкевич. До поля Видавництво оберіть значення Богдан зі списку. Рік видання введіть 2002, кількість сторінок — 224, ціна — 99,50 грн. Укажіть, що книга є в наявності у кількості 3 шт.

c. Додайте зображення обкладинки. Для цього клацніть два рази на скріпці у полі Обкладинка. У діалоговому вікні, що з’явилося оберіть файл зображення обкладинки, що міститься на диску комп’ютера та натисніть ОК.

В результаті біля скріпки має з’явитися число 1, що означає наявність вкладення одного файла. Але саме зображення тут не відображається, його можна побачити, клацнувши на скріпці два рази та натиснувши кнопку Відкрити (рис. 24.7). Також зображення можуть відображатися при поданні даних з таблиці у вигляді форм.

Що стосується даних з поля анотації, то ми їх вручну вводити не будемо. Оскільки вони занадто довгі. Для додавання анотацій

скористаємося текстовим файлом книжки_анотації^осх, що містить назви книжок та анотації до них.

3. Додайте анотацію до першої книжки з файлу книжки_анотації^осх.

a. Виділіть в текстовому документі клітинку, що містить анотацію до книжки.

b. Перейдіть до таблиці Книжки у базі даних.

c. Установіть курсор до клітинки у полі Анотація.

d. В контекстному меню клітинки оберіть команду Вставити. В результаті текст анотації буде додано.

Якщо потрібно додати дані до однієї клітинки, то такий спосіб є доцільним. А якщо таких даних не менше десятка? А то й сотні або тисячі? Тоді доцільно буде скопіювати відразу усі дані з текстового документа.

4. Додайте до таблиці Аccess усі назви книжок, що містить текстовий документ.

a. Виділіть у текстовому документі назви усіх книжок, які необхідно вставити.

b. Перейдіть до таблиці Книжки у базі даних.

c. Наведіть курсор на клітинку починаючи з якої потрібно додати назви. Курсор має набути вигляду широкого білого плюса.

d. Клацніть на даній клітинці та натисніть Ctrl+V для вставлення даних. В результаті нові назви з’являться в таблиці.

5. Додайте до таблиці Access анотації до книжок, що містить текстовий документ.

a. Виділіть анотації у текстовому документі.

b. Перейдіть до таблиці в Access.

c. Виділіть білим широким плюсом увесь діапазон для вставлення анотацій.

d. Натисніть Ctrl+V. В результаті усі анотації буде додано.

Чому ж для вставлення назв ми виділяли лише одну клітинку, а для додавання анотацій увесь діапазон вставлення? Це відбувалося тому, що в першому випадку ми додавали назви в рядку створення нових записів і після вставлення автоматично утворювалися 9 нових записів. У другому випадку записи були вже створені і, якщо б ми робили вставлення лише в одну клітинку наявного запису, то анотацію було б додано лише одну. Саме тому необхідно було вказати весь діапазон клітинок для додавання анотацій. 6

6. Самостійно введіть з клавіатури інші дані перших десяти записів цієї таблиці (рис. 24.1).

Зручним способом уведення даних є імпорт даних. У більшості випадків імпорт даних здійснюють з електронних таблиць Excel.

7. Імпортуйте дані ще про 12 книжок із документа книжки.х^х до таблиці

Книжки в Access.

a. Перейдіть до середовища Access.

b. Оберіть вкладку Зовнішні дані.

c. В меню інструменту Нове джерело даних оберіть команду З файла 4 Excel. В результаті відкривається діалогове вікно Отримати зовнішні дані - Таблиця Excel.

d. Натисніть кнопку Огляд та оберіть файл книжки.х^х, що містить дані.

e. Натисніть Відкрити.

f. Установіть опцію Додати копію записів до таблиці Книжки.

Якщо необхідно було б створити нову таблицю з даними, слід було залишити перемикач у початковому положенні.

g. Натисніть ОК. В результаті відкривається діалогове вікно, що містить у першому рядку заголовки полів таблиці, нижче — рядки з даними.

h. Натисніть Далі та Готово.

i. У наступному вікні натисніть Закрити.

j. Відкрийте таблицю Книжки та переконайтеся, що дані з таблиці Excel додано.

Зауважимо, що в такий спосіб неможливо додати файли зображень.

Іноді існує необхідність отримати дані, що містить таблиця Access у вигляді електронної таблиці. Для цього дані експортують із Access в Excel. Розглянемо процес експорту на прикладі таблиці Книжки. 8

8. Виконайте експорт даних із середовища Access до Excel.

a. У середовищі Access відкрийте вкладку Зовнішні дані.

b. В області Експорт оберіть інструмент Excel. В результаті відкриється діалогове вікно Експорт — таблиця Excel.

c. Оберіть в даному вікні місце розташування та ім’я файла, до якого буде занесено дані, та натисніть ОК, а в наступному вікні — Закрити.

d. Відкрийте експортовану таблицю в Excel, щоб подивитися, які дані було отримано.

Видалення записів

Для видалення запису з таблиці Access необхідно його виділити (клацнути праворуч на сірому полі від запису) та в контекстному меню обрати команду Видалити запис. Також можна обрати відповідну команду на вкладці Основне.

Контрольні запитання та завдання

1. Які існують типи полів в Access?

2. Опишіть алгоритм створення структури таблиці.

3. Які існують способи введення даних до таблиці?

4. Який тип поля необхідно встановити для додавання зображення?

5. Для чого використовують Майстер підстановок?

Питання для роздумів

1*. Чому поля не можуть мати однакові назви?

2*. Чи можна до клітинки із поля, створеного з допомогою Майстра підстановок додати декілька значень зі списку?

Завдання для досліджень

1*. Дослідіть, що таке обчислювальний тип поля в Access.

2*. Дослідіть, які типи файлів можна додати до поля, що має тип Вкладення.

3*. Дослідіть, як у середовищі Excel можна експортувати дані із Access до Excel.

 

 

Це матеріал з підручника Інформатика 9 клас Казанцева, Стеценко 2022

 




Попередня сторінка:  23. Поняття та призначення баз даних
Наступна сторінка:   25. Створення зв'язків між таблицями в A...



^