27.1.

Сортування даних

У попередніх параграфах ми створити базу даних інтернет-мага-зину, що складається з двох таблиць. Далі розглянемо, як використовувати дані, що містять таблиці. Саме в даному параграфі познайомимося з тим, як здійснювати сортування та фільтрацію даних.

Із сортуванням та фільтрацією даних ви вже знайомі, вивчаючи роботу в електронних таблицях Excel. Дії, що виконуються в Access, є подібними. Спочатку розглянемо, як виконати в таблиці звичайне сортування.

Сортування записів в Access здійснюють у порядку зростання чи спадання значень певного поля. (В межах одного поля, як це було в Excel, сортування виконати неможливо.) Найчастіше сортування здійснюють, коли необхідно визначити найбільші або найменші значення, встановити написи в алфавітному порядку тощо. Сортування також доцільно застосувати у разі потреби групування записів

за певним параметром (розташувати поряд записи з однаковими чи близькими значеннями).

ВПРАВА 27.1

Завдання. Виконати сортування даних в таблицях бази даних Інтернет-магазин.

1. Виконайте сортування за зростанням по полю Назва в таблиці Книжки.

a. У базі даних Інтернет-магазин відкрийте таблицю Книжки.

b. Клацніть на заголовок поля Назва.

c. На вкладці Основне в області Сортування й фільтр оберіть інструмент За зростанням. У результаті значення в стовпці має бути відсортовано. Звичайно, разом із ними мають бути відсортовані й дані з інших полів.

Ще один спосіб сортування — натиснути стрілку вниз біля назви поля та обрати бажаний спосіб сортування.

Щоб скасувати сортування, слід натиснути інструмент Видалити сортування. В результаті таблиця набуде початкового вигляду.

На відміну від Excel, інструменту розширеного сортування тут немає. Але для того, щоб сортування було здійснено спочатку за даними одного поля, а потім іншого, достатньо послідовно виконати сортування в бажаних полях.

2. Виконайте сортування за зростанням спочатку за роками, а в межах повторення років — за авторами книжок. В результаті автори тих книжок, що мають однаковий рік видання, будуть упорядковані в алфавітному порядку.

27.2.

Фільтрація даних

Далі розглянемо, як здійснюється в Access фільтрація даних. Пригадаємо, що фільтрація — це пошук інформації за вказаною умовою. Існує декілька видів фільтрації даних. Найпростіший пошук — це коли значення, яке необхідно знайти, міститься в клітинці.

ВПРАВА 27.2

Завдання. Виконати фільтрацію даних в таблицях бази даних Інтернет-магазин.

1. Знайдіть усі книжки, що було видано в 2017 році.

a. Відкрийте таблицю Книжки.

b. Клацніть на стрілці біля поля Рік видання.

c. Приберіть прапорець з опції Виділити все та встановіть прапорець біля 2017.

d. Натисніть ОК. В результаті мають залишитися лише книжки, що були видані у 2017 році.

e. Для видалення фільтра зніміть виділення з інструменту Застосувати фільтр.

Для фільтрації даних за значеннями двох полів необхідно виконати ці ж самі дії, але для двох полів.

2. Знайдіть усі книжки видавництва Богдан, що мають жанр Повість або Роман.

a. Клацніть стрілку біля поля Видавництво та залиште прапорець біля видавництва Богдан. Натисніть ОК. В результаті мають залишитися усі книжки видавництва Богдан.

b. Клацніть стрілку біля поля Жанр. У цьому полі залиште прапорці біля полів Роман та Повість.

При фільтрації текстових даних можна застосувати текстові фільтри, що є аналогічними до тих, що ми розглядали в програмі Excel. Це може бути текст, який починається, закінчується або містить деякі символи. Або навпаки не містить указані у фільтрі символи.

Аналогічно можна застосувати фільтри і до числових даних, які є більшими, меншими, ніж задані, лежать у вказаному проміжку або не дорівнюють заданому числу.

3. Знайдіть усі книжки, що в імені або прізвищі автора містять сукупність символів «дж».

a. Клацніть стрілку біля поля Автор.

b. У меню команди Текстові фільтри оберіть команду Містить.

c. Уведіть символи «дж» та натисніть ОК.

4. Знайдіть усі книжки, яких в наявності 10 і більше.

a. Клацніть стрілку біля поля Кількість.

b. У меню команди Фільтри чисел оберіть Більше.

c. Уведіть число 10 та натисніть ОК.

5. Знайдіть усі книжки, вартість яких перевищує 150 грн, та ті, що були видані до 2017 року.

a. Клацніть стрілку біля поля Ціна.

b. В меню команди Фільтри чисел оберіть Більше.

c. Уведіть число 150 та натисніть ОК. В результаті ви одержите перелік книжок, ціна яких 150 грн та більше.

Оскільки нам потрібні тільки ті книжки, в яких ціна більша за 150 грн, змінимо умову фільтрації.

d. Ще раз клацніть стрілку біля поля Ціна.

e. В меню команди Фільтри чисел оберіть Більше.

f. Уведіть умову >150 та натисніть ОК. В результаті одержуємо перелік книжок, ціна яких більше за 150 грн.

g. Клацніть стрілку біля поля Рік видання.

h. В меню команди Фільтри чисел оберіть Менше.

i. Уведіть умову <2017 та натисніть ОК.

6. Самостійно знайдіть книжки, назва яких починається на "в".

7*. Самостійно знайдіть книжки, що мають жанр Роман і були випущені у 2012 році.

8*. Самостійно знайдіть книжки, вартість яких менше 100 грн, видавництво Ранок або Богдан, видані після 2014 року.

,27.3.

Розширений фільтр

А що ж робити, коли необхідно знайти дані, для яких виконується не обидві умови, а одна із умов? Так, наприклад, необхідно знайти усі книжки, вартість яких перевищує 150 грн або ті, що були видані до 2017 року. Так, на рис. 27.1 у синіх рамках обведено дані, які має бути відображено. Дані, що знаходяться в зелених рамках, відповідають першій умові (ціна більша за 150 грн), дані, розміщені в червоних рамках, задовольняють другу умову (рік видання менший від 2017-го).

Пошук такої інформації можна здійснити з допомогою використання розширеного фільтру. До того ж розширений фільтр містить у собі також засоби сортування. Розглянемо принцип використання такого фільтра, виконавши вправу.

Завдання. В таблиці Книжки бази даних Інтернет-магазин знайти усі книжки, що були випущені до 2017 року, або ті, що коштують більше за 150 грн.

1. Відкрийте таблицю Книжки.

2. На вкладці Основне в області Сортування й фільтр оберіть в меню інструменту Додатково команду Розширений фільтр/сортування.

В результаті відкриється вікно конструктора.

3. Оберіть поля, за якими необхідно зробити фільтрацію. Для цього клацніть два рази на поле Ціна, а потім два рази — на Рік видання. В результаті поля буде додано до конструктора.

4. Для поля Ціна виконайте сортування за зростанням.

5. Укажіть умову фільтрації по полю Ціна. Для цього в рядку Критерії вкажіть умову >150.

6. Також указуємо, що маємо отримати ще й дані про книжки видані, після 2017 року.

Для цього в рядку Або навпроти поля Рік видання вкажіть умову <2017. Отже, вікно конструктора має бути заповнено, як на рис. 27.2.

7. Натисніть кнопку Застосувати фільтр.

Розглянемо ще один вид фільтрів — це пошук тексту за частиною його вмісту.

Для цього використовують оператор Like «критерій» або Схоже «критерій» в українській версії Access.

В якості критерію вказується маска для пошуку. В масці можна використовувати символи підстановки: «*», що означає будь-яку кількість довільних символів, та «?», що означає один довільний символ.

Так, для пошуку всіх записів, що починаються літерою «а», можна вказати оператор Like «a*», для пошуку всіх записів, що містять літеру «а» буде застосовано оператор Like «*a*».

ВПРАВА 27.4

Завдання. Знайти усі книжки, в назві яких є слова, що починаються на літеру «п». Отже, це мають бути книжки, в яких назва починається на «п», а також ті, в яких є й інші слова, що починаються на «п».

1. На вкладці Основне в області Сортування й фільтр в меню інструмента Додатково оберіть команду Розширений фільтр/сортування.

2. Додайте до конструктора поле Назва.

3. Для пошуку всіх книжок, що починаються на літеру «п», введіть умову Like «п*».

4. Натисніть Enter.

Якщо ви працюєте в українській версії Access, то програма автоматично замінить слово Like його українською версією на слово Схоже.

5. В рядку Або додайте ще один критерій пошуку Like «* п*». Даний критерій дозволить знайти усі інші слова, що починаються літерою «п». Він означає, що рядок буде містити деякий текст, потім символ пробілу, а далі ще будь-який текст.

6. Застосуйте фільтр.

Контрольні запитання та завдання

1. Як виконати сортування за зростанням (спаданням) по одному полю?

2. Як скинути результати сортування та (або) фільтрації?

3. Як виконати фільтрацію числових даних, що є більшими, ніж задане число?

4. Як виконати фільтрацію, коли необхідно врахувати умову одночасно для двох полів?

5. Як у розширеному фільтрі вказати умову на текстові дані, що мають в собі містити вказані символи?

Питання для роздумів

1*. В яких випадках використовують розширений фільтр?

2*. Подумайте, чи не достатньо було б у вправі 27.4 для пошуку ввести який небудь один критерій. Like «п*» чи Like «* п*».

Завдання для досліджень

1*. Дослідіть можливості використання інструменту Змінити фільтр в меню інструменту Додатково на вкладці Основне.

2*. Дослідіть, яку умову слід установити в розширеному фільтрі таблиці Книжки для виведення усіх книжок, що є в наявності.

 

 

Це матеріал з підручника Інформатика 9 клас Казанцева, Стеценко 2022