Відкриті таблиці, запити та форми бази даних Access можна роздрукувати за допомогою команд: Файл ^ Друк. Але часто виникає потреба в особливому розміщенні написів та текстових полів даних, наданні додаткових пояснень, додаванні заголовків, діаграм, малюнків, номерів сторінок тощо. Тут у пригоді стануть звіти, з якими ви познайомитеся у цьому параграфі.

Структура звітів

Звіт — це підготовлений до публікації чи друку електронний

документ.

У режимі конструктора звіту, який відкривається кнопкою Конструктор звітів, що на вкладці СТВОРЕННЯ в групі Звіти, відображається його стандартна (порожня) структура, яка складається із колонтитулів сторінок і області Подробиці для розміщення даних. У Режимі розмітки (рис. 28.1) області Колонтитулів і Подробиць виділяються помаранчевим кольором при клацанні по них.

Колонтитули сторінок, як і в інших офісних документах (Word, Excel тощо), можуть містити номер сторінки та інші службові дані.

До звіту можна включити заголовок, що розташовується зверху усього звіту (над верхнім колонтитулом сторінки) і може містити автоматично відформатовані емблему, назву, поточну дату і час, які додаються до заголовку відповідними кнопками на вкладці КОНСТРУКТОР у групі Колонтитули (рис. 28.2).

Звіт може містити верхній і нижній колонтитули групи записів, де розміщають елементи керування, або узагальнену інформацію групи даних (суму, кількість тощо).

Верхній колонтитул сторінки може містити заголовки стовпців, які є на сторінках під час перегляду чи друку.

Створення звіту об’єкта

Якщо клацнути по імені таблиці, запиту чи форми в Області переходів на панелі Усі об’єкти, а потім кнопку Звіт (рис. 28.3), що на вкладці ОСНОВНЕ у групі Звіти, то з’явиться зображення звіту вибраного об’єкта у Режимі розмітки. Цей звіт міститиме усі поля вибраного об’єкта, але його можна в подальшому змінювати, редагувати і форматувати, надаючи бажаного вигляду.

Створення порожнього звіту

Звіти зручно використовувати для друку додатків, атестатів, свідоцтв тощо. Як приклад розглянемо створення звіту для друку грамот (рис. 28.4).

Конструювання такого звіту полягає у створенні фонового малюнка, додаванні та розташуванні в потрібних місцях підписів «Нагороджується» та «за відмінні успіхи у вивченні інформатики», а також у додаванні

текстових полів із даними про прізвища та ім’я учнів, що мають тематичні оцінки 12 балів.

Розглянемо алгоритм створення звіту.

1. Налаштування сторінки звіту

1) Натисніть кнопку Пустий звіт, що на вкладці СТВОРЕННЯ у групі

Звіти.

2) На вкладці Параметри сторінки налаштуйте розмір сторінки (наприклад, А4) і її поля.

3) У режимі контруктора перетягуванням меж встановіть нульові колонтитули.

2. Встановлення зображення

4) Відскануйте (або завантажте з інтернету) зображення грамоти.

5) Кнопкою Вставити зображення, що на вкладці КОНСТРУКТОР у полі Елементи керування, вставте зображення грамоти, обравши потрібне зображення та клацнувши у верхньому лівому кутку звіту.

6) У контекстному меню зображення командою Розташування встановіть зображення На задній план.

7) У контекстному меню зображення виберіть команду Властивості та на Аркуші властивостей (список Формат) встановіть Вирівнювання зображення (Вгорі ліворуч) та Ширину і Висоту зображення згідно з розмірами сторінки (наприклад, для формату А4 — Ширина: 21 см, Висота: 29,7 см).

8) У режимі конструктора, за необхідності, підтягуванням меж звіту встановіть його розміри згідно з розмірами сторінки (або зображення).

3. Додавання підписів

9) Додайте два елементи Підпис, розмістіть їх (стрілками на клавіатурі або перетягуванням мишею) у потрібному місці, зробіть написи, відредагуйте і відформатуйте їх.

4. Додавання текстових полів із даними

10) Натисніть кнопку Додавання наявних полів, що на вкладці КОНСТРУКТОР у групі Знаряддя (рис. 28.5).

11) На панелі Список полів розгорніть список Учень та подвійним клацанням додайте до звіту поля Прізвище та Імя.

12) Видаліть клавішею Delete Підписи, які знаходяться ліворуч від доданих Текстових полів з даними (рис. 28.6), та відформатуйте тексти в Текстових полях з прізвищем та ім’ям.

5. Відбір відмінників

13) Натисніть кнопку Додавання наявних полів (див. рис. 28.5) та в контекстному меню наявного поля (наприклад, Прізвище) оберіть команду Редагувати джерело записів (рис. 28.7).

14) У Побудовнику запитів додайте до схеми таблицю Успішність, із якої на бланк запиту додайте поле Тематична, і встановіть Критерій 12 та зніміть прапорець Відображення (рис. 28.8).

15) Збережіть Побудовник запитів та створений Звіт.

Звіт готовий. Кількість його сторінок дорівнює кількості відмінників у таблиці Учень. Тепер можна видалити зображення грамоти і друкувати звіт на пустих бланках грамот або, за необхідності, друкувати грамоти разом із зображеннями на порожніх аркушах.

Створення звіту за допомогою майстра звіту

Майстер звітів, на відміну від режиму конструктора чи пустого звіту, автоматично розташовує обрані елементи і раціонально форматує їх.

Для створення звіту за допомогою майстра звітів потрібно:

1) вибрати команду Майстер звітів (рис. 27.3) на вкладці СТВОРЕННЯ у групі Звіти — відкриється вікно Майстер звітів;

2) у полі Таблиці та запити вибрати таблицю або запит — джерело даних для звіту (наприклад, Таблиця: Учень);

3) за допомогою кнопки «>» вибрати потрібні поля або скористатися кнопкою «>>» для вибору всіх полів і натиснути кнопку Далі — з’явиться вікно, призначене для задання рівнів групування;

4) для прийняття рівня, заданого за мовчазною згодою, натиснути кнопку Далі;

5) вибрати тип впорядкування та натиснути кнопку Далі;

6) вибрати вид макета (наприклад, Табличний) та орієнтацію аркуша (наприклад, Альбомна) і натиснути кнопку Далі;

7) у вікні з фінішним прапорцем ввести назву звіту Учні та натиснути кнопку Готово.

У результаті виконаних дій з’явиться звіт Учні.

Редагування й оформлення звіту

Редагування й оформлення звіту виконується в режимі конструктора подібно до того, як це робилось вище.

Наприклад, для редагування заголовка Учні необхідно виділити текст і на панелі інструментів виконати відповідні дії.

Звіт може містити таке:

• заголовок — друкується на початку першої сторінки;

• верхній і нижній колонтитули — друкуються вгорі та внизу кожної сторінки;

• примітку — друкується в кінці останньої сторінки.

Для збереження звіту слід натиснути кнопку Зберегти на панелі інструментів; закрити звіт кнопкою

Друкування звіту

Перед друком необхідно ретельно перевірити параметри сторінки, зокрема поля й орієнтацію сторінки. Access зберігає параметри сторінки разом зі звітом, тому їх потрібно налаштувати лише раз. Ви зможете змінити їх згодом відповідно до своїх потреб.

Щоб змінити параметри сторінки, потрібно виконати такі дії:

1) відкрити звіт у режимі Попередній перегляд (див. рис. 28.2) — внесені зміни негайно відбиваються на зображенні на вкладці Попередній перегляд, у групах Макет сторінки та Розмір сторінки вибрати орієнтацію сторінки (Книжкова або Альбомна), натиснути кнопку Розмір, щоб установити розмір паперу, кнопку Поля, щоб налаштувати поля, тощо;

2) внісши потрібні зміни, за допомогою кнопок переходу переглянути кілька сторінок, щоб упевнитись у відсутності проблем із форматуванням на наступних сторінках.

Для передавання звіту на принтер потрібно виконати такі дії:

1) відкрити звіт у будь-якому поданні або вибрати його в області переходів;

2) вибрати Файл ^ Друк ^ Друк — відкриється діалогове вікно

Друк;

3) налаштувати запропоновані параметри, зокрема принтер, діапазон друку та кількість копій;

4) клацнути кнопку OK — принтер надрукує звіт.

Експорт даних до Word

До Microsoft Word можна експортувати об’єкти бази даних: таблиці, запити, форми або звіти. Access створює файл Microsoft Word із копією даних об’єкта у форматі RTF у вигляді таблиці. Тому коли експортуєте звіт, документ Word максимально нагадує звіт.

Щоб підготувати дані до експортування до Word, потрібно:

1) відкрити вихідну базу даних Access;

2) в області переходів вихідної бази даних вибрати об’єкт із даними, які потрібно експортувати;

3) переконатися, що в об’єкті немає помилок.

Для експортування даних потрібно:

1) на вкладці ЗОВНІШНІ ДАНІ в групі Експорт натиснути кнопку Додатково, щоб відкрити розкривний список параметрів (рис. 28.9);

2) вибрати Word — відкриється майстер Експорт ^ RTF-файл;

3) у вікні майстра Експорт ^ RTF-файл указати ім’я кінцевого файлу;

4) встановити прапорець Відкрити кінцевий файл після завершення операції експорту;

5) якщо не вибрано жодного запису, встановити прапорець Експортувати лише вибрані записи недоступний (сірий);

6) клацнути кнопку OK.

Якщо кінцевий документ створено, вам буде запропоновано натиснути кнопку Так, щоб перезаписати файл. Клацніть Ні, щоб змінити назву кінцевого файлу, а потім знову натисніть кнопку OK.

Access експортує дані та відкриває кінцевий документ у Word залежно від параметрів експорту, вказаних у майстрі.

Питання для самоконтролю

1. Яке призначення звітів?

2. Яку структуру має стандартний звіт?

3. Як швидко створити звіт обраної таблиці, запиту чи форми?

4. У чому полягє конструювання звіту для заповнення бланків, грамот, атестатів тощо?

5. Як створити звіт за допомогою майстра?

6. Яким чином експортувати звіт до Word?

Вправа 28

Виконати створення звітів.

1) Запустіть СКБД Access і відкрийте створену раніше базу даних Інформатика.

2) Створіть і збережіть звіт, який складається з усіх полів таблиці Учень.

3) Завантажте з інтернету та збережіть файл із зображенням незаповненої грамоти.

4) За алгоритмом, наведеним у підручнику, створіть та збережіть разом з малюнком звіт для заповнення (друку) грамот, якими нагороджуватимуться відмінники.

Комп’ютерне тестування

Виконайте тестове завдання 28 з автоматичною перевіркою результату.

 

ПОВТОРЮЄМО

У 5-8 класах ви опанували основи мови програмування Python, знаєте, як реалізувати базові алгоритмічні структури, і вмієте створювати програми з використанням розгалужень і повторень.

Ви розширили уявлення про типи величин і алгоритми опрацювання даних різних типів та розробляли програми з графічним інтерфейсом користувача, створюючи об’єкти класів графічних компонентів. Ви також навчилися задавати властивості найуживаніших віджетів та програмувати обробку подій для цих об’єктів.

Ви оволоділи прийомами роботи в інтегрованому середовищі розробки PyCharm, знайомі з можливостями інтелектуального введення та автодоповнення коду, засобами для аналізу коду тощо.

1. Назвіть основні характеристики величини.

2. Що визначає тип величини?

3. З якими типами даних ви працювали?

4. Наведіть приклади величин простих типів.

5. Як можна змінити значення величини?

6. Які базові алгоритмічні структури використовуються для конструювання алгоритмів?

У цьому розділі ви продовжите вивчення основ програмування мовою Python, ознайомитесь із поняттям масиву даних і алгоритмами опрацювання табличних величин.

 

 

Це матеріал з підручника Інформатика 9 клас Бондаренко 2022